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Titel
Text copied to clipboard!Administrative Empfangskraft
Beschreibung
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Wir suchen eine engagierte Administrative Empfangskraft, die als erste Anlaufstelle für Besucher und Anrufer fungiert und administrative Aufgaben effizient und freundlich erledigt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation des Empfangsbereichs, die Koordination von Terminen und die Unterstützung des Teams bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten. Sie tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten und eine positive Atmosphäre für Mitarbeiter und Gäste zu schaffen. Ihre Aufgaben umfassen die Bearbeitung von Telefonanrufen, die Verwaltung von Posteingang und -ausgang, die Pflege von Datenbanken sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Wir erwarten von Ihnen eine selbstständige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und Freude am Umgang mit Menschen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Verwaltung der Postein- und -ausgänge
- Terminplanung und Koordination von Besprechungen
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Akten
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Bearbeitung von E-Mails und allgemeinen Anfragen
- Vorbereitung von Besprechungsräumen und Materialien
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung von Abläufen
- Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangs- oder Verwaltungsbereich von Vorteil
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Organisationsfähigkeit und Multitasking-Kompetenz
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Gute Kenntnisse im Umgang mit Telefonanlagen
- Bereitschaft zur Schichtarbeit, falls erforderlich
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Empfang und Verwaltung?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen am Empfang um?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie sicher?
- Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben?
- Wie würden Sie mit einem unzufriedenen Besucher umgehen?
- Sind Sie bereit, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten?
- Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit in Ihrem Arbeitsalltag?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
